Inledning
Colombine Teaterförlag (förlaget) följer de regler som Europeiska unionen har stadgat genom dataskyddsförordningar (GDPR) som är gällande i EU sen 25 maj 2018 och som gäller även i Norge, Island och Lichtenstein. Förlaget har tagit fram denna policy som beskriver hur vi behandlar de personuppgifter som vi samlar in. Detta då GDPR skyddar individer vars personuppgifter hanteras av oss. Denna policy syftar till att vara transparenta kring ned hur vi hantera personuppgifter och att vi gör det som är i enlighet med GDPR.
Vad innebär begreppet personuppgift?
Personuppgifter är all information som på något sätt kan anknyta till en levande fysiskperson på både ett direkt och indirekt sätt. Uppgifter av denna typ kan till exempel vara namn, adresser, mejladresser, personnummer och foton.
Vad innebär begreppet behandling?
Behandling är ett samlingsbegrepp för när personuppgifter hanteras på olika sätt. Begreppet inkluderar både manuell eller automatisk hantering, och gäller exempelvis när personuppgifterna hanteras genom att samla in, registrera, lagra, sprida och överföra.
Personuppgiftsansvarig och personuppgiftsbiträde
Colombine Teaterförlags behandling av personuppgifter – ändamål
GDPR kräver att det finns ett berättigat ändamål för att kunna behandla personuppgifter på ett lagligt sätt. Förlaget behandlar personuppgifter för att vi ska kunna fullfölja vår verksamhet och stödjer vår behandling med ett antal berättigade ändamål. Nedan beskrivs specifik behandling och dess ändamål:
· För att kunna ingå avtal och för att identifiera och kontakta våra författare/dramatiker/översättare med mera på telefon, mejl och gatuadress för att kunna skicka brev.
· För att kunna representera våra författare/dramatiker/översättare med mera i avtalsförhandlingar och avtalsskrivandet med parter som till exempel teatrar, produktionsbolag, filmbolag och intresseorganisationer via mejl, telefon och post. Detta kan till exempel vara när en teater vill få rätten att spela en pjäs och personuppgifter måste behandlas för att ett avtal ska kunna skrivas.
· För att kunna identifiera och kontakta organisationer, företag och personer som vi på olika sätt har kontakt med i förlagets näringsverksamhet.
· Förlaget har ett arkiv för verk som vi representerar där vi behöver personuppgifter för att kunna särskilja författarskap, agera korrekt upphovsrättsligt med att namnge skaparen med mera.
· I marknadsföringssyfte för att skicka ut nyhetsbrev till aktörer inom branschen som har ett intresse för att se vad förlaget kan erbjuda. Detta görs endast till individer som har samtyckt till att motta detta nyhetsbrev. Vidare i själva nyhetsbrevet kommer inte några personuppgifter förutom namn, och ifall det finns ett ändamål för det även uppgifter kring när personer är födda (födelsedatum). Personuppgifter kommer även behandlas för de som har samtyckt till att motta nyhetsbrev i form av namn, mejladress och även information kring deras samtycke.
· För att kunna fullfölja rättsliga förpliktelser som framgår av svensk lag och/eller EU-rätt. Detta kan vara till exempel att betala socialavgifter till Skatteverket ifall våra författare/dramatiker/översättare med mera får ut arvode i form av lön eller för att kunna bokföra som vi är skyldiga att göra enligt bokföringslagen.
· Vi behöver behandla mejlkonversationer som kan innehålla personuppgifter genom att bland annat lagra dessa för att kunna referera till tidigare konversationer, förhandlingar och överenskommelser. Detta för att kunna representera våra författare/dramatiker/översättare m.m. i kontakten med intressenter och skydda både deras och våra intressen. Detta kan till exempel behövas för att ha information och dokumentation från tidigare överenskommelser med en teater som har gjorts i mejl eller för att kunna gå tillbaka och analysera tidigare kontakt vi har haft med ett utländskt underförlag.
· I marknadsföringssyfte behandlar via foton på våra författare/dramatiker/översättare för att kunna representera och sprida vetskap om deras verk. Detta kan vi till exempel göra i sociala medier, på vår hemsida eller genom vårt nyhetsbrev.
Colombine Teaterförlags behandling av personuppgifter – rättslig grund
På förlaget baserar vi all behandling av personuppgifter på de rättsliga grunderna som finns i GDPR och svensk lag. Behandlingen kommer bara att fortsätta så länge förlaget kan stödjas sig på en av dessa grunder. Vi grundar all behandling av personuppgifter på ett samtycke från dig, att fullföljandet av våra avtal kräver att vi behandlar dina personuppgifter eller att vi har rättsliga plikter som gör att vi behöver behandla dina personuppgifter. Den sistnämnda rättsliga grunden är baserat på tvingade lagar inom svensk rätt eller EU-rätt och kan till exempel vara gentemot Skatteverket och Integritetsskyddsmyndigheten (IMY).
Överföringar av personuppgifter till Utlandet (utanför Sverige)
Genom EU-samarbetet och GDPR så finns det ett gemensamt fastställt sätt för hur personuppgifter ska behandlas. Detta sträcker sig även till EES vilket gör att detta gäller även för Norge, Island och Liechtenstein.
Dessa regleringar göra att förlaget kan behandla personuppgifter med stöd av GDPR för att till exempel överföra informationen till en aktör som finns i ett land i EU/EES. För detta kommer det alltid finnas ett ändamål och en rättslig grund som baseras på samma ändamål som har presenterats ovan. När det gäller överföringar till utlandet utanför EU/EES finns det mycket hårdare regler som förlaget genom GDPR måste följa. Detta gör att Colombine genomför dessa överföringar bara i undantagsfall, för några begränsade typer av personuppgifter såsom namn och mejladress på författare/dramatiker/översättare med mera som vi representerar och alltid med rättsligt stöd från GDPR. Det finns alltid ett legitimt ändamål för dessa överföringar som är baserat på något av de ändamål som har presenteras ovan.
De rättigheter som du har
GDPR ger dig vars personuppgifter behandlas av förlaget olika rättigheter gentemot förlaget som vi är eller kan vara skyldiga att följa. Oftast krävs det att du skickar en begäran till förlaget som grundar sig på en av dina rättigheter. Nedan listas de rättigheter du har med en beskrivning om vad innebär av det innebär vid förlagets behandling av personuppgifter:
Rätt till information:
Du har rätt att begära ut information när dina personuppgifter ska samlas in kring hur dina personuppgifter kommer behandlas. Detta kan handla om för vilka ändamål vi behandlar personuppgifter, på vilka rättsliga grunder, vilka rättigheter du har, att du kan klaga till IMY, gällande vilka som kan få tillgång till dina personuppgifter och hur de kommer lagras. Dessa rättigheter respekterar vi och efterföljer bland annat genom informationen som ges genom denna policy.
Rätt till tillgång:
Du har rätt att begära ut information om hur vi behandlar dina personuppgifter och efterfråga till exempel vilka personuppgifter vi har, vilka som har fått tillgång till dessa, hur vi har samlat in dessa personuppgifter och vad vi nyttjar dessa till.
Rätt till rättelse:
Du har rätt att rätta felaktiga personuppgifter som vi har och även komplettera dessa ifall det finns personuppgifters som vi kan behöva för att fullfölja ändamålen som vi grundar behandling på. Om vi rättar felaktiga personuppgifter som vi har om dig ska vi kontakta dig och berätta att en rättning skett.
Rätt till radering:
Du kan ha rätt att begära att förlaget ska radera personuppgifter som vi behandlar. Detta kan du begära om behandlingen skulle vara olaglig, om förlaget inte längre har ett ändamål för att behandla personuppgifter eller om de måste raderas för att följa rättsliga förpliktelser. Du kan inte tillämpa denna rättighet om förlaget måste behandla dina personuppgifter för att uppfylla rättsliga förpliktelser enligt svensk rätt eller EU-rätt eller om vi måste behandla dina personuppgifter för att försvara, göra gällande eller fastställa rättsliga anspråk.
Rätt till begräsning av behandling:
Du kan ha rätt att begära att behandlingen av dina personuppgifter ska begränsas av förlaget. Detta kan du begära ifall du anser att de personuppgifter som vi har är på något sätt felaktiga. Förlaget får kontrollera om vi behandlar dem felaktigt eller olagligt, men om du motsätter dig att vi kontrollerar vår hantering ska dina personuppgifter raderas. Vidare kan du också ha rätt att begära att vi raderar dina uppgifter om förlaget inte längre har ett ändamål med behandlingen av personuppgifter. Om begräsning av behandling av dina personuppgifter av någon anledning ska upphöra av förlaget har du rätt att veta det.
Begäran ska skickas skriftligt till förlagets adress som du hittar nedan under rubriken ”Kontaktinformation”. I din begäran ska du beskriva vilken rättighet det gäller och vad du begär att förlaget ska ändra på i vår behandling av dina personuppgifter alternativt ange vilken information du efterfrågar. Du behöver inkludera uppgifter såsom ditt namn, adress och personnummer vilket gör att vi kan säkerställa att du är den som har rätt att göra begäranden för personuppgifterna. Du kan kontakta oss och ställa frågor skicka via någon av de kanaler som anges nedan under rubriken ”Kontaktinformation”.
Kontaktinformation:
Adress: Västmannagatan 1, 111 24 Stockholm
Tel: 46(0)8-411 70 85
E-postadress: info@colombine.se
